Digitalizacion y eventos híbridos
El Covid- 19, la exigencia de interactuar a pesar de la obligación de estar aislados en casa, la necesidad de continuar trabajando usando la tecnología del mundo digital por no poder asistir físicamente a nuestro lugar de empleo; son con toda seguridad las motivaciones que en los últimos años han acelerado la digitalización de muchas actividades.
Desde las llamadas con otros compañeros de trabajo, hasta la realización de verdaderas convenciones, hoy más que nunca se empieza a considerar la opción digital de los eventos. Ahora se habla con mucha frecuencia de la digitalización de los eventos, un término utilizado para referirse a la transformación de eventos tradicionales en eventos virtuales o híbridos, utilizando tecnologías digitales. Eso significa que los eventos son transmitidos online y pueden ser accesibles de manera remota a través de dispositivos digitales como el computer, tablet o el smartphone.
La digitalización de los eventos puede incluir la transmisión en directo, la creación de experiencias virtuales interactivas, la participación de personas de diversas partes del mundo, así como el uso de plataformas de social media para la promoción y la participación al evento; a esto se puede sumar el uso de tecnología como la realidad virtual y aumentada para crear una experiencia immersiva; la recolección de datos y análisis en tiempo real y todavía mucho más.
Frecuentemente la solución con mayor aceptación es la de eventos híbridos, que permite combinar elementos de eventos físicos y virtuales.
¿Qué son los eventos híbridos?
Los eventos híbridos tienen el objetivo de crear una experiencia integrada por participantes que se encuentran físicamente presente en el lugar y otros conectados remotamente haciendo uso de la tecnología digital.
Hay dos tipos de participación cuando se trata de eventos híbridos: los participantes que hacen presencia física en la sede del evento y los virtuales, que hacen presencia a través del uso de dispositivos digitales como el ordenador, la tablet o el smartphone.
Gracias a esto se pueden ofrecer numerosas ventajas y representa una forma de evento que combina ambos mundos, uniendo los aspectos físicos y virtuales para crear una experiencia inclusiva y cautivadora para todos los participantes.
Ventajas y desventajas de organizar un evento híbrido
Organizar un evento de esta tipología puede ofrecer muchas ventajas, pero tambien están algunas desventajas que deben ser consideradas. Entre las ventajas de organizar un evento híbrido se pueden enumerar:
- Mayor participación: la organización de estos eventos permite incluir un público mucho más amplio, porque las personas pueden participar desde cualquier lugar con una conexión a internet;
- Reducción de costos: un evento híbrido puede ser menos costoso respecto a uno tradicional, porque son menos los gastos relacionados a la logística, seguridad y la preparación de la sede del evento;
- Flexibilidad: este tipo de manifestaciones permiten una mayor flexibilidad en la gestión del mismo, debido a que una parte del público asiste en manera remota y no se hace necesario respetar los límites de capacidad establecidos en la sede;
- Monitoreo y medición: los eventos híbridos permiten recoger datos y analizarlos en tiempo real, para tener así una idea de como se desarrolla el mismo consintiendo de controlar y medir la eficacia del evento.
Por otro lado, la organización de eventos híbridos tambien tienen sus desventajas:
- Dificultad en la gestión: porque requiere una atención particular en la gestión de las diferentes modalidades de participación y asegurarse de la inclusión de todos asistentes de modo adecuado;
- Complejidad tecnológica: los eventos híbridos requieren del uso de tecnología digital para manejar la participación remota, que puede ser compleja y necesitar una cuidadosa planificación;
- Posibles problemas técnicos: esta clase de eventos puede sufrir de dificultades técnicas como interrupción de las conexiones o retrasos que pueden influir en la calidad de la experiencia del participante;
- Experiencia de usuario diferente: las personas que participan de modo virtual pueden notar una experiencia diferente con respecto a aquellos que se encuentran presencialemente y esto puede influir en la percepción que tienen del evento.
En resumen, los eventos híbridos pueden ofrecer muchísimas ventajas, pero requieren de una particular atención en la planificación y gestión de los mismos. Es importante contrastar los pros y los contras de realizarlo, y evaluar cuidadosamente si la organización del evento híbrido es realmente la mejor solución para alcanzar los objetivos establecidos.